Règlement Bordeaux - Bilbao 2025

REGLEMENT BORDEAUX BILBAO

1- L’ORGANISATION

2 - PRESENTATION DE L’EPREUVE BORDEAUX BILBAO

3- INSCRIPTIONS

A. Conditions de participation

B. Documents à fournir

C. Modification de l'inscription

4 – DEROULE

A. Équipements obligatoires

B. Manuel du Baroudeur + Trace GPX

C. Navigation par le GPS

D. Suivi Live par Tracking

E. Code de la route et signalisation

F. Drafting

G. Abandon

H. Respect de l'environnement

I. Motifs de disqualification

5- ASSURANCE ET ANNULATION

A. Assurances et responsabilités

B. Annulation et remboursement

6 – SECURITE

A. Règles et conseils

B. Groupe sécurité WhatsApp

7 – CONSEILS

Où dormir ?
Ravitaillement
Maladie

8 - UTILISATION D'IMAGE

9 - CONTACT

1- L’ORGANISATION

Le BORDEAUX BILBAO est une épreuve de cyclisme Ultra-distance dite "sans assistance" (bike packing), proposant un parcours sur route de 692 km entre Château Brown – Léognan (Point de départ) et le Parc Artxanda - Bilbao (point d’arrivée).

L’épreuve BORDEAUX BILBAO est organisée par la société O’LIVE (immatriculée au registre du commerce de Bordeaux sous le Siret 904 972 890 00027) n’est pas affiliée à la Fédération Française de Cyclisme (FFC), ni à aucune autre fédération sportive.

2 - PRESENTATION DE L’EPREUVE BORDEAUX BILBAO

Le parcours est principalement tracé sur route asphaltée et ouvertes à la circulation.

Seule une portion de 300 m de chemin (située au km 621) est présente sur la trace.

Cette portion relativement courte permet d’éviter une route trop circulante.

L’épreuve BORDEAUX BILBAO n’est pas une course, mais un défi personnel d’ultra-cyclisme !

À noter : L’épreuve BORDEAUX BILBAO ne propose pas de classement. Le système de tracking utilisé est présent pour votre sécurité et pour améliorer le suivi pour vos familles, vos amis et l’organisation.

Pour être classé ou être considéré comme Finisher l’intégralité du parcours devra être parcouru dans la limite du temps imparti par l’organisateur avant le départ.

Les vélos suivants sont acceptés : route, gravel, vélo couché, tandem.

Les VAE (Vélo à Assistance Electriques sont interdits).

Le départ de l’épreuve BORDEAUX BILBAO est fixé au Jeudi 25 septembre 2025 à 06H00 pour l’ensemble des participants. Un départ en groupe (limité à 99 coureurs) est organisé au départ de Château Brown – Léognan.

Le temps maximum de l’épreuve est de 85 Heures et est calculé selon l’heure de départ de l’épreuve :

Départ de l’épreuve BORDEAUX BILBAO le jeudi 25 septembre 2025 à 6h00 :
Arrivée de l’épreuve BORDEAUX BILBAO le dimanche 28 septembre 2025 à 19H00 au plus tard.

Le Check-in est obligatoire la veille du départ (le mercredi 24 septembre 2025) sur site.

Nous accueillons les participants de 13H30 pour 18H30 pour retirer les plaques de cadre, vérifier que chaque participant est bien en possession de tout le matériel obligatoire (liste ci-dessous), ainsi que pour vérifier les vélos (montés avec éclairages).

3 - INSCRIPTIONS

Les inscriptions se font depuis notre site internet www.bordeauxbilbao.com qui vous renverra sur la plateforme partenaire Sports’ N Connect, comprenant un mode de paiement sécurisé par carte bancaire.

A - Conditions de participation :

L’âge minimum pour participer à l’épreuve BORDEAUX BILBAO est fixé à 18 ans, c’est-à-dire qu’il faut être né(e) avant le 25/09/2008 pour prendre le départ. (Vérification avec pièce d’identité si besoin). L’inscription à l’évènement implique l’acceptation expresse et sans réserve du présent Règlement et des présentes Conditions Générales de Vente

L’Organisateur peut réviser et mettre à jour les Conditions Générales de Vente, et le Règlement à tout moment ; Il convient aux participants de les consulter régulièrement avant l’évènement.

Les frais d’inscriptions donnent droit à :

• Prêt d’1 Tracker GPS par équipe

• Itinéraire GPX

• Plaque de cadre

• Cadeau souvenir de l’épreuve

• T-shirt Finisher (pour les finishers)

• Médaille Finisher (pour les finishers)

• Briefing avant épreuve

• Pasta-Box à la base de vie (Arette – Km 252)

• Ravitaillement liquide à l’arrivée.

• Le Suivi-live

• Véhicule d’assistance en cas d’urgence.

Prestations non incluses :

• L’hébergement au départ, sur le parcours et à l’arrivée

• Le transport jusqu’au site d’arrivée et de départ

• L’assurance recherche et rapatriement en cas d’accident

• L’assistance personnelle

• L’envoi des bagages et valises en cas d’abandon

B - Documents à fournir pour la participation à l’épreuve BORDEAUX BILBAO :

Certificat médical qui doit dater de moins d’un an à la date de l’événement ou de sa copie, pour les non-licenciés auxquels l’événement est ouvert avec la mention "aucune contre-indication à la pratique du cyclisme longue distance". Une licence sportive (en cours de validité) se substitue au certificat médical.
Passeport / carte d’identité / permis de conduire
Licences Fédération acceptées :
Licence de la Fédération Française de Cyclisme (FFC) en cours de validité́ à la date de l’événement portant attestation de la délivrance d’un certificat médical mentionnant l’absence de contre-indication à la pratique du cyclisme en compétition.
Ou d’une licence sportive délivrée par une des Fédérations suivantes, en cours de validité́ à la date de l’événement, sur laquelle est mentionnée la « non-contre-indication à la pratique du sport ” :
- Fédération Française de Cyclotourisme (FFCT),
- Fédération sportive et gymnique du travail (FSGT),
- Fédération Française de Triathlon,
- Union Française des œuvres Laïques d’Education physique (UFOLEP)

C. Modification de l'inscription

L’inscription est nominative.
Il n’est pas possible de transférer son inscription sur une autre épreuve de l’organisation, quel que soit le motif.
En cas de forfait d’un participant d’un duo, trio ou quatuor avant le départ, le reste de l’équipe participera à l’épreuve dans les mêmes conditions qu’initialement prévues avant le départ.
En cas de modification d’inscription (passer de solo à duo, ou trio, ou quatuor), une demande devra être effectuée par mail au minimum 20 jours avant le départ à l’adresse suivante :

ultrabordeauxbilbao@gmail.com

4 - DEROULE avant le départ - Briefing

Le briefing (durée entre 45 min et 1H) se déroulera sur le site de départ, le mercredi 24 septembre 2025 à 19H00. La présence de tous les participants est obligatoire.

Ne le manquez pas ! Ce briefing rappellera les règles de l’épreuve, et les éventuelles modifications d’organisation ou de parcours de dernière minute.

A l’issue du briefing, nous proposerons un échange de questions / réponses entre les participants et l’organisation.

A. Équipements obligatoires

Equipements fournis par l’organisation :

1 traceur GPS (pour le suivi en live)

Par vos propres soins :

1 casque
Éclairages AV et AR : Les phares doivent avoir des modes "éclairants" permanents pour l'avant et pour l'arrière. La frontale n’est pas obligatoire, si éclairage fixe sur le vélo.
Vêtement réfléchissant (gilet de sécurité jaune, baudrier fluo...)
1 pompe à vélo
1 kit de réparation de chambre à air (patch + colle + démonte pneu)
1 chambre à air (minimum)
1 téléphone portable + chargeur ou power Bank (si pas de dynamo)
1 couverture de survie
Bidons avec une capacité minimale de réserve d’eau d’1,5 litre.
Carte bancaire + carte vitale + pièce d’identité

Et fortement conseillé :
Veste ou gilet résistant à la pluie
Chambres à air (conseillé au moins 2)
1 paire de lunettes de soleil
Crème solaire
Barres ou nourriture

Ces équipements seront vérifiés la veille du départ, et de manière aléatoire durant la course par l’organisation.

Attention, vous ne pourrez pas prendre le départ, si vous n’êtes pas en possession des équipements obligatoires de cette liste

B. Manuel du Baroudeur + Trace GPX

Le Manuel du Baroudeur, créé et préparé par l’organisateur est envoyé par mail à tous les participants également quelques semaines avant le départ. Ce manuel recense les principales informations du parcours (kilométrages, difficultés, conseils, sécurité…) ainsi que les lieux de contrôle (CP).

Nous conseillons aux participants de l’étudier ainsi que le parcours en préparation de leur participation à l’épreuve.

L’itinéraire est tracé depuis l’application Komoot. En fonction de la marque et du modèle de votre GPS, il se peut qu’il y ait un léger décalage du kilométrage et du dénivelé.

Vous devez télécharger la trace fournie par l’organisation (envoyée par mail) dans votre GPS.

Pendant l’épreuve, vous devez suivre l'itinéraire défini par l'organisation, sous peine d’être exclu de l’épreuve.

Vous pouvez à tout moment dévier de la trace GPS pour vous restaurer, dormir, réparer votre vélo…etc. Dans ce cas, vous devez impérativement reprendre la trace officielle à l’endroit où vous l’avez quittée.

Certains GPS ne supportent par la totalité du parcours, c’est pourquoi nous avons sectionné en 3 tronçons la totalité du tracé. Ce découpage a été réalisé dans le but d’avoir des tronçons homogènes en kilométrage, et dénivelé, mais aussi dans le but de vous aider à préparer votre logistique.

BB 1 : départ > Arette (Base de vie) = 253km / D+ 1510 m

BB 2 : Arette > Ujué = 196 km / D+ 3770 m

BB 3 : Ujué > Arrivée Bilbao = 243 km / D+ 3380 m

Nous vous conseillons vivement d'utiliser les fichiers fragmentés (BB 1, BB 2, et BB 3), pour chaque section et d’utiliser en secours la version complète du parcours si besoin.

Assurez-vous du bon téléchargement et fonctionnement de vos GPS avant le départ.

Le tracé a été vérifié à plusieurs reprises et correspond à la dernière reconnaissance du parcours effectuée 1 mois avant le départ par l’organisation.

C. Navigation par le GPS

L’utilisation d’un GPS spécifique pour le cyclisme est recommandée. Chaque participant doit suivre l’itinéraire obligatoire du BORDEAUX BILBAO fourni par l’organisateur.

Le parcours est envoyé quelques semaines avant le départ, par mail (adresse mail enregistré par le participant lors de son inscription sur la plateforme SPORTS N CONNECT) sous forme de fichiers GPX à tous les participants. Dans un souci de confort et de logistique (réseau internet suffisant), il est demandé aux participants de télécharger la trace dans leur GPS avant d’arriver au départ.

Nous ne conseillons pas la navigation par téléphone même s’il est possible de le faire.

D. Suivi Live par Tracking

Tous les participants seront équipés par l’organisateur d’un tracker pendant la durée de l’événement.

Ce tracker permettra de suivre en temps réel la progression de tous les participants. Cette carte sera accessible le jour du départ sur www.bordeauxbilbao.com

Pour des raisons de sécurité, les participants s’engagent à laisser allumer le tracker durant toute la durée de l’épreuve.

En cas de perte ou détérioration du tracker, un remboursement à hauteur de 200€ sera demandé au participant.

E - Code de la route et signalisation

L’organisateur rappelle que le parcours emprunte la voie publique, et que chaque participant devra se conformer rigoureusement au code de la route et sera seul responsable d’un éventuel manquement à ses règles.

Les routes restent ouvertes à la circulation, c’est pourquoi le respect mutuel avec les automobilistes et piétons est demandé aux participants.

L’organisation rappelle aux participants la plus grande vigilance lors des traversées de village, ou de cités médiévales.

F - Drafting

Le drafting, ou aspiration-abri, désigne le fait de profiter de l'aspiration du concurrent devant soi en se plaçant dans sa roue.

Le drafting est autorisé UNIQUEMENT pour les participants en duo, trio et quatuor. Il est en revanche formellement INTERDIT pour les participants en solo (sous peine d’EXCLUSION de l’épreuve).

Rouler en peloton de plus de 4 coureurs est interdit.

Attention, vous ne devez jamais rouler à plus de deux de front.
Grâce la géo localisation, il sera aisé de déceler des groupes plus importants. Les cyclistes en profitant feront l’objet de pénalités et d’une éventuelle disqualification.

G. Abandon

En cas d’abandon, le processus conseillé est le suivant :

Prévenir de son abandon à l'organisation via un appel téléphonique direct ou message WhatsApp.
En cas d’abandon d’un (ou plusieurs) membre d’une équipe (duo, trio, ou quatuor), le reste de l’équipe pourra continuer l’épreuve jusqu’à l’arrivée dans les mêmes conditions qu’initialement prévues avant le départ, après avoir préalablement informé par le groupe WhatsApp l’organisateur.
Se rendre par ses propres moyens au lieu de départ ou arrivée pour restituer, aux responsables de l'organisation exclusivement, le tracker mis à disposition pour la durée de l'épreuve.
Si le participant ne peut se rendre sur l’un des deux sites, il s’engage à expédier à ses frais par courrier sous 48H maximum après son abandon le tracker à l’adresse suivante :

O’Live - 19 Rue Raymond Brizon - 33380 MIOS

En cas de non-restitution sous 1 semaine, le participant sera facturé directement par l’organisateur d’un montant de 200 euros TTC.

H. Respect de l'environnement

Les organisateurs imposent à tous les participants, le respect de la nature et des sites traversés.

Aucun prétexte ne justifie le jet de déchets sur la voie publique ou en pleine nature.

Un participant ne respectant pas ces règles sera instantanément exclut de l’épreuve.

I - Motifs de disqualification :

– Tout acte de tricherie (utilisation de moyen de transport, échange de dossard ou de tracker GPS, etc.)

– Absence du matériel obligatoire

– Assistance extérieure à l’épreuve (famille, amis, … etc.)

– Refus d’obtempérer à un ordre de l’organisateur

– Absence de passage à un check point

– Utilisation de produits dopants interdit par l’A.M.A.

– Absence d’assurance individuelle accident

– Utilisation d’un itinéraire bis, sauf pour l’hébergement ou le ravitaillement

5 - ASSURANCE ET ANNULATION

A. Assurances et responsabilités

L’épreuve est assurée par un contrat :

Responsabilité Civile : conformément à la loi, l’organisateur a souscrit un contrat d’assurance, auprès d’une assurance privée.

L’assureur de l’organisateur ne prend pas en charge le/les dégât(s) matériel(s) que le participant pourrait causer à son vélo ou au vélo d’un tiers, ni par un tiers (les dommages aux vélos ne sont pas garantis, y compris en responsabilité civile lors de collision entre cyclistes). Il est rappelé qu’il peut être de l’intérêt du participant de souscrire auprès de l’assureur de son choix un contrat d’assurance dommage matériel auquel la pratique sportive peut l’exposer.

Tous les concurrents, licenciés ou non, doivent être conscients des risques inhérents à ce type d’épreuve sportive, qui requiert un entraînement préalable et une excellente condition physique. L’organisateur n’assumera aucune responsabilité, quelle qu’elle soit pour tout accident/blessure/dommage corporel/incapacité/décès survenu à un concurrent.

En outre, l’organisateur n’assumera aucune responsabilité pour toute dégradation, perte, vol de tout bien/matériel/équipement personnel avant, pendant et après l’épreuve. Il appartient aux participants de souscrire une assurance pour couvrir, le cas échéant, ce type de risque.

B. Annulation et remboursement

En cas de désistement du participant, l’inscription n’est pas remboursable.

En cas de désistement pour raisons médicales, et si vous avez souscrit l’assurance auprès du prestataire Assur Connect, vous devez respecter le processus suivant :

Ouvrir un dossier de demande de prise en charge sur la plateforme SPORTS N CONNECT, depuis votre profil coureur. Un justificatif pour raisons médicales vous sera alors demandé par l’assureur.

L’organisateur n’est ni médecin, ni assureur, et en aucun cas, il ne serait tenu responsable de la prise en charge ou non du dossier.

6 – SECURITE

A - Règles et conseils

✓ Le casque est obligatoire.

✓ Suivez la route obligatoire.

✓ Si vous roulez de nuit : soyez extrêmement prudents. Vous devez utiliser vos lumières et des vêtements réfléchissants. Soyez très vigilants d’une manière générale sur les routes car vous n’êtes pas à l’abri de tomber sur des animaux en liberté.

Le 25 septembre 2025, le lever du soleil est prévu à 7H53 à Bordeaux, et le coucher du soleil à 20H03 à Bilbao.

✓ Vous devez dormir et vous reposer afin d'éviter les inattentions/hallucinations sur la route et les accidents potentiels. Il n’est pas conseillé de dépasser plus de 24 heures sans dormir. Les siestes aident beaucoup à continuer, pensez à vous reposer.

✓ Ayez toujours un "encas de survie" en cas d'événements imprévus (barres, bananes, etc.…), même après un bon repas ou une bonne pause.

✓ Ayez toujours de l'argent, un montant minimum de 40€ est recommandé, évitez les gros montants.

✓ Évitez d’exposer vos objets précieux (smartphones, appareils photo, etc.…).

✓ Gardez toujours un œil sur votre vélo quand vous faites une pause. Si vous dormez dans un hôtel, rentrez le vélo dans votre chambre.

✓ Suivez votre instinct. Si vous ne vous sentez pas à l’aise dans une situation, continuez de rouler ou arrêtez-vous dans un lieu public.

B - Groupe sécurité WhatsApp

L’organisateur met en place un groupe WhatsApp sécurité qui permettra de diffuser des informations de sécurité sur le parcours (exemple : déviation, travaux, conditions météorologiques…etc). Seul l’organisateur peut envoyer des messages par ce biais afin de ne pas polluer le groupe.

Tous les participants doivent s’enregistrer avant le départ sur ce groupe impérativement.

7 - CONSEILS

Où dormir ?

Sur la route, vous trouverez de nombreux hôtels pouvant être réservés via Booking.com, des chambres chez l’habitant sur www.warmshowers.org, ou si vous envisagez de dormir en dehors de la base de vie, des campings avec location de mobil home.

Ravitaillement :

Vous trouverez facilement de quoi vous restaurer sur le parcours. Les restaurants, boulangeries, ou supérettes sont relativement nombreux et accessibles aux jours de l’épreuve.

Attention néanmoins de ne pas vous faire surprendre par l’heure le soir pour vous arrêter manger ou prévoir de quoi manger pour la nuit.

Les températures sont relativement douces la nuit en septembre, mais peuvent être élevées en journée. Assurez-vous de rester hydratés en tout temps.

Que faire en cas de problème mécanique ou de santé ?

Pannes mécaniques

- Petites pannes mécaniques (lorsque la réparation est possible) : vous pouvez essayer d'atteindre la ville la plus proche pour réparer votre vélo, à pied ou à l'aide d'une assistance motorisée. Vous devrez justifier (avec vos traces GPS) que vous avez pédalé après réparations depuis l'endroit exact où vous étiez avant la panne (images, traces, GPS, vidéos). Il est obligatoire d'avertir l'organisation (WhatsApp de l’organisation) dès que possible, et de l'informer de vos problèmes, en particulier si vous avez utilisé une assistance motorisée.

- Problème mécanique sérieux (lorsque réparer est impossible, et qu'il faut abandonner la course) : il est obligatoire de contacter l'organisation le plus tôt possible, pour que nous puissions mettre à jour votre statut sur la page de la course et vous conseiller en cas de besoin. N’hésitez pas à vous renseigner sur la gare la plus proche afin de pouvoir prendre un train.

Maladie

- En cas de problème nous ferons de notre mieux pour vous aider et vous conseiller sur l’endroit où aller, et éventuellement vous retrouver pour vous assister.

- En cas de petites blessures légères (égratignures, rhume...), vous pourrez facilement trouver une pharmacie sur la route.

- Dans chaque grande ville, vous trouverez des médecins, des hôpitaux et des pharmacies.

8 - UTILISATION D'IMAGE

Le participant autorise expressément les organisateurs de BORDEAUX BILBAO ainsi que leurs ayants droit tels que les partenaires et médias, à utiliser les images fixes ou audiovisuelles sur lesquelles il pourrait apparaître, prises à l’occasion de sa participation, sur tous supports y compris les documents promotionnels et/ou publicitaires, dans le monde entier et pour la durée la plus longue prévue par la loi, les règlements, les traités en vigueur, y compris pour les prolongations éventuelles qui pourraient être apportées à cette durée.

9 - CONTACT

Pour toute(s) demande(s) importante(s) et/ou urgente(s) concernant le déroulement de l’épreuve BORDEAUX BILBAO, envoyez un mail à cette adresse :

ultrabordeauxbilbao@gmail.com

Nous vous répondrons dans les plus brefs délais.